Et si on supprimait les réunions ?



24 jours par an ! Non, ce n'est pas le nombre moyen de congés qu'un salarié français prend chaque année. C'est le temps passé chaque année EN REUNION !!! Cette étude Wisembly/Ifop m'a déprimé. Si si, je vous assure. Vous vous rendez compte : 24 jours ! Pire : 35% des sondés pensent que la moitié de ces réunions sont inefficaces et que 22% des cadres affirment que moins d'une réunion sur quatre est vraiment efficace. Bob, le pire manager qu'une entreprise ait jamais connu, bien entendu, adoooore les réunions. Avoir un agenda rempli du matin au soir, ça, ça montre bien à quel point il est important et occupé.

La même étude montre qu'une réunion courte est plus efficace et que le rythme idéal pour un cadre afin d'optimiser son travail est de faire une réunion par semaine... de 28 minutes ! Le pic d'efficacité d'une réunion se situe à 45 minutes. Au delà, c'est purement et simplement du temps perdu. Bob, lui, une réunion de moins de 2 heures, il ne connait pas. Comme d'habitude, il fait tout de travers :

1- il invite des personnes sans vraiment se demander si elles seront utiles dans la réunion mais uniquement en fonction de considérations hiérarchiques ou "politique"

Conséquence : 80% des personnes participant à une réunion ne savent même pas pourquoi elles sont là ! Ok, la salle est pleine... mais quelle utilité ?

2- il n'envoie pas d'ordre du jour permettant aux personnes de préparer la réunion, voire de décliner l'invitation si elles voient qu'ils n'ont rien à y faire.

Conséquence : il perd 10 minutes pour commencer à parler du véritable sujet de la réunion au lieu de rentrer dans le vif du sujet directement.

3- il invite 10 personnes ne se souciant pas du temps de parole dont chaque personne disposera

Conséquence : au delà de 5 personnes dans une réunion... cela ressemble plus à un meeting qu'à un échange. En effet, au delà de 5, le niveau d'écoute, le temps de parole et la créativité sont faibles.

4- pendant la réunion, il coupe la parole et n'écoute pas grand chose

Conséquence : sans écoute de la part de Bob, pas de créativité, pas de motivation des autres... Bob ferait mieux de rester dans son bureau.

5- il ne conclut pas la réunion par un résumé de ce qui s'est dit et un plan d'action concret

Conséquence : tout le monde sort de la réunion en ayant une perception différente de la réunion et de ce qui s'y est dit. Sans résumé final, chaque personne, du fait de son point de vue personnel, va retenir une partie différente alors que le principe même d'une réunion est de mener tout le monde vers un même objectif !

6- il n'envoie pas de compte rendu de la réunion

Conséquence : Quel que soit le niveau d'attention lors d'une réunion, un individu retiendra au maximum 50% de ce qui est dit !!! Sans compte-rendu, la probabilité que les personnes autour de la table fasse ce que Bob attend est... quasi nulle.

Conclusion

La peur de l'agenda vide est une réalité pour Bob. Au delà du fait qu'il n'a plus de temps pour son équipe, a minima, s'il fait des réunions, il est impératif qu'elles soient efficaces. MAIS, à mon sens, au maximum, un manager devrait avoir une seule réunion par jour, au pire une le matin et une l'après midi et privilégier des méthodes de communications bilatérales en utilisant 2 choses que l'on a tendance à oublier :

1- ses pieds pour aller voir les personnes qui se trouvent souvent dans le bureau d'à coté

2- le téléphone histoire de se passer d'une réunion en organisant une conférence téléphonique le cas échéant, généralement plus courte.

En réduisant son nombre de réunion à deux maximum par jour, au début, Bob angoissera... mais petit à petit, voyant qu'il aura plus de temps pour réfléchir et pour gérer son équipe, il ADORERA !

Gaël Chatelain


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