5 astuces pour ne plus courir après le temps

J’ai été très surpris par le résultat de l’un des sondages que je fais sur mon blog. Ce dernier concernait les sources de stress au quotidien. En numéro 1, largement (49,7%): le manque de temps pour tout faire !

Le temps est devenu une denrée rare... et précieuse. Il n’y avait pas le détail démographique des répondants mais il est fort à parier que si nous avions la répartition homme/femme, le résultat serait encore plus tranché pour les femmes. Selon une étude de l’INSEE, une femme consacre quotidiennement 3h26 aux tâches ménagères pendant que les hommes y passent 2heures... chaque semaine, selon une étude du cabinet Mortar Research, les femmes ont 19heures de temps libre contre 22 pour les hommes.

Mais bon, la question n’est pas là, c’est un tout autre sujet auquel je consacrerai probablement un autre article prochainement. Dans cet article, il s’agit de trouver des solutions pour récupérer du temps, reprendre la maîtrise de notre agenda et ne plus courir après le temps. Impossible ? Pas sur...

Astuce 1 : fixer les délais

Dans 90% des cas, nous laissons les autres fixer nos propres deadlines. Que ce soit pour la remise d’un dossier ou une tâche quelconque, ce sont généralement nos interlocuteurs/trices qui nous disent à quel moment il leur faudrait le travail fait. Et dites-vous bien que dans un grand nombre de cas, le délai demandé est raccourci par cette personne histoire d’avoir une petite marge de manœuvre… et bien dès demain, fixez vous-même le délai. Si votre journée est déjà surchargée, demandez si cela est gênant que ce soit fait demain, ou dans une semaine. Tout s’est accéléré au travail depuis quelques années, du fait du numérique bien entendu. Le culte de la rapidité nous pousse à accumuler les délais sans forcément avoir conscience que nous sommes les premiers responsable de cet état de fait.

Astuce 2 : apprendre à dire « non »

Nous ne sommes pas des supermen/women… tout n’est pas possible. Bien sûr, quand on nous demande quelque chose, surtout si c’est notre boss, notre première réaction est d’essayer de donner satisfaction. Sauf que donner satisfaction n’intègre pas toujours la notion d’urgence. Bien entendu, il existe des urgences mais savoir dire « non, je ne peux le faire aujourd’hui mais par contre, si tu es OK, je peux m’en occuper demain » est un comportement professionnel. S’occuper systématiquement de la dernière chose arrivée sur le haut de la pile ne fait qu’accumuler le retard pour les dossiers qui se trouvent en bas. Et si dire non vous pose un vrai problème, il est impératif d’avoir le courage de dire que si vous traitez cette urgence, ça sera aux dépend de quelque chose d’autre. Nous aimerions être multitâches…. Mais nous ne le sommes pas !

Astuce 3 : préférer le “bien fait” au “vite fait”

Personnellement, je préfère un grand restaurant à un fast food…. Il en va de même pour un dossier. J’ai toujours préféré quelqu’un dans mon équipe qui pourrait me dire « Gaël, je ne peux pas faire ça pour aujourd’hui si tu veux que ça soit fait sérieusement. Il me faut deux jours » à quelqu’un qui me dit « Ok, pas de problème Gaël, tu as ça sur ton bureau dans une heure » et me retrouver avec un torchon qu’il faut refaire de A à Z. La qualité d’un travail ne s mesure à l’aune de la rapidité pour l’exécuter.

Astuce 4 : charité bien ordonnée commence par soi-même

Et nous ? Sommes-nous facteur de « stress temporel » pour les autres ? Sans le vouloir, nous le sommes toutes et tous devenu. Quand un mail est envoyé, nous avons tendance à vouloir une réponse (très) rapide. Et bien souvent, sur notre ordinateur, nous avons une alerte dès qu’un mail arrive et essayons d’y répondre immédiatement. Une récente étude a montré que dès que l’on est dérangé pendant un travail demandant de la concentration, par une alerte email par exemple, nous perdons immédiatement 10 points de QI que nous mettrons 15 minutes à récupérer. Et si, dès demain, nous mettions des délais de réponse dans nos mails ? L’application Timyo gère cela. Si aucune réponse n’est attendue, c’est spécifié dans le mail.

Tous nos mails ne sont pas urgents et pourtant, rien n’est plus semblable à un mail… qu’un autre mail. J'essaye, autant que faire se peut, de m'appliquer un bien vieux principe : ne jamais faire à autrui ce que je n'aime pas que l'on me fasse. Si vous en avez marre des mails en rafale avec une nécessité de répondre dans la minute, commencez par expliquer à vos interlocuteurs que certains mails ne sont pas urgent.

Astuce 5 : ne plus procrastiner

La tâche qui nous saoule de faire ce matin ne sera pas plus fun cette après-midi… sauf que cette après-midi, si ça se trouve, et nous ne le savons pas au moment où nous procrastinons, nous aurons encore moins de temps pour la faire. Gérer son temps, c’est en optimiser l’utilisation. Dès que vous avez du temps, profitez-en pour écluser le bas de la pile qui a déjà commencé à prendre la poussière.

Conclusion

Je crois profondément que nous sommes les premiers acteurs de notre temps. Je sais bien ce que vous allez me dire : ok, c’est bien beau mais moi, j’ai une pression de dingue. Je sais, c’est souvent vrai. Mais c’est également une question de choix de vie. Franchement, la terre va-t-elle s’effondrer si le dossier Chmoldu est rendu avec un délai additionnel de 24.00. Parfois, cela sera impossible mais dans un grand nombre de cas, les conséquences seront nulles. Mais c’est à nous d’agir. Nous sommes les premiers acteurs de notre bien-être. Par ailleurs, si vous adoptez tout ou partie de ces conseils, cela aura un impact sur l’ensemble de votre entourage. Si c’est vous qui maîtrisez le temps, et pas l’inverse, je doute que vous puissiez mettre une pression permanente et forte sur les délais pour les personnes qui travaillent avec vous.