Les 5 trucs simples pour gagner 1 heure chaque jour.

L’une des premières sources de stress au travail, c’est le fait d’avoir le sentiment, réel ou perçu de ne pas avoir assez de temps pour faire tout ce que l’on doit faire. Et oui, courir après le temps est un sport que nous sommes beaucoup à pratiquer. Le problème est qu’une journée, quoi que nous fassions, fera toujours vingt-quatre heures. Pour réduire le stress lié au manque de temps, comme nous ne pouvons pas rallonger les journées, il faut donc trouver un moyen d’en gagner.

Ces petits trucs simples concernent tous les salariés, mais il est clair que c’est avant tout aux managers de les appliquer dans leurs équipes et de faire que celle-ci se sente à l’aise pour faire de même.

1- Vos mails

Il faut acquérir un réflexe simple : dès qu’un mail fait plus de 10 lignes, privilégiez le téléphone, ou le présentiel, plutôt que l’écrit :

a- Un mail de plus de 10 lignes est lu en diagonale. S’il concerne un point précis, mieux vaut être précis.

b- Écrire un mail de plus de 10 lignes prend du temps, temps qu’il faudra ajouter à celui que cela vous prendra pour lire la réponse et, bien souvent, rédiger une nouvelle réponse.

Vous pouvez passer un coup de téléphone et, si nécessaire, rédiger dans la foulée un mail court pour récapituler de façon synthétique ce qui a été dit ou décidé.

2- Aucune réunion de plus de 30 minutes

Saviez-vous que selon une étude de Barco et Circle research 56% du temps d’une réunion est… inutile ?

Faire des réunions efficaces de 30 minutes, ce n’est pas un fantasme si tout le monde y met du sien. Et sachant qu'un cadre va passer en moyenne 24 jours de 24heures en réunion chaque année... il y a probablement du temps à récupérer par là !

3- Planifier sa journée

Vous avez remarqué, bien souvent, quand on veut finir un dossier, d’autres urgences se présentent les unes après les autres et, au final, en fin de journée, non seulement le dossier que vous aviez prévu de finir ne l’est pas, mais en plus, vous avez ce sentiment désagréable de n’avoir rien vraiment fait. Nous sacrifions trop souvent notre temps pour des urgences qui n’en sont pas forcément. Planifier chaque jour ce que l’on veut finaliser impose qu’il faut savoir dire non à son boss, son collègue pour un travail qui viendrai perturber son planning. Pas un « non » agressif… juste un « non, je ne peux pas immédiatement, mais si cela te convient, je le ferais dans une heure, ou cette après-midi ». C’est ce que j’ai appelé dans un autre article le « non positif ». Bien entendu, il y a de vraies urgences qui imposent que vous abandonniez tout sur le champ… mais elles sont rarissimes.

"Aimes-tu la vie ? Alors ne gaspille pas ton temps, car il est l'essence de la vie." Benjamin Franklin

4- Supprimez vos alertes

Quand vous travaillez sur un dossier, si votre téléphone vibre, qu’un pop-up apparait vous annonçant l’arrivée d’un email, vous perdez immédiatement 20 points de quotient intellectuel que vous mettrez 15 minutes à récupérer. Couper toutes les alertes pour être, vraiment, concentré(e) vous permet de gagner en efficacité, en productivité… et gagnerez du temps !

5- Ne lisez plus les emails si vous n’êtes qu’en copie

Ok, là, je sais bien ce que vous vous dites : « quoiiiiiii, mais si je fais ça, je ne vais plus être au courant de rien ». Euuuuh… non, vous ne serez plus au courant de choses qui ne sont pas fondamentales dans le cadre de votre mission. La sur-information qu’a créé l’email a de façon paradoxale fait baisser l’efficacité des salariés. Une information dont vous avez besoin dans le cadre de votre travail, vous en êtes destinataire, pas en copie. Ce fantasme du tout savoir sur tout est totalement contreproductif.

Dans les pays développés ; un cadre va passer en moyenne 5heures par jour à lire ses emails. Faites le compte du nombre d’emails que vous lisez chaque jour et pour lesquels vous avez été mis en simple copie… c’est énorme ! Je faisais cela à l’époque où j’étais manager, j’avais prévenu mon équipe et je vous assure, cela fonctionne formidablement bien. Et petit conseil… commencez par vous-même et ne mettez plus jamais personne en copie de vos mails. Petit à petit, vous ferez évoluer les comportements.

Conclusion

Bien entendu, l’impact de ces 5 trucs est beaucoup plus grand si c’est une équipe entière qui les applique, et encore mieux si c’est tout une entreprise. Gagner une heure par jour n’est pas impossible. Dans beaucoup de pays, la fin de la journée d’un salarié, c’est 17.00. Trop souvent, en France, quelqu’un qui partirai tous les jours à 17.00 serait catalogué comme tire-au-flanc alors qu’il est paradoxalement plus productif que ses collègues. Et oui, le présentéisme qui fait que l’on va évaluer l’implication d’un salarié au temps qu’il passe au travail est une stupidité !

Et vous savez-quoi ? Idéalement, si vous êtes manager, au lieu d’utiliser cette heure gagnée quotidiennement à travailler sur d’autres dossiers, vous pourriez de temps à autre arrêter de travailler une heure plus tôt… et vous détendre. Trop souvent, nous avons mauvaise conscience à finir plous tôt que d’habitude. Mais l’important est-il dans le temps passé à travailler ou dans le nombre de choses faites dans la journée ? Si petit à petit, votre nouvelle organisation vous permet de faire exactement le même travail en moins de temps, autant en profiter pour rééquilibrer votre vie personnelle et votre vie professionnelle, non ? Et si vous arrivez effectivement à gagner cette heure chaque jour, cela représente tout de même, chaque année, 10 jours !!!!

Gaël Chatelain-Berry