5 idées pour gagner en efficacité… et avoir plus de temps pour vous !


@demaincommenceajourdhui - https://www.instagram.com/demaincommenceaujourdhui/

Illustration :  @demaincommenceajourdhui / https://www.instagram.com/demaincommenceaujourdhui/



Vous le savez sans aucun doute, mais depuis le premier confinement, notre temps de travail a augmenté. En moyenne de 48 minutes par jour et, notamment du fait que nous sommes nombreuses et nombreux à avoir remplacé notre temps de transport par du temps de travail. La conséquence ? Nous sommes beaucoup à être épuisés et pratiquement un salarié sur deux se déclare en détresse psychologique.


Ajouté à cela qu’au moment où j’écris cet article, 2 millions de salariés français sont en burnout, comment vous dire, il serait temps d’agir, non ?


Mais je ne voulais pas faire un énième article qui allait vous recommander de moins travailler, de prendre soin de vous, de ralentir… non, ce n’est pas l’idée. Je voulais vous partager 5 trucs très simple pour que vous puissiez augmenter votre efficacité, votre productivité en fait, et ainsi, pour que vous puissiez réduire le nombre d’heures travaillées. Ces cinq trucs, je me les applique depuis des années et, croyez-moi, ils fonctionnent. D’ailleurs, si vous en avez d’autres, n’hésitez pas à m’en faire part.


1- Planifiez un minimum votre journée

Rien de pire qu’une journée qui commence sans vraiment avoir un ou plusieurs objectifs précis. C’est pendant ces journées que l’on passe d’un dossier à l’autre, d’un mail à l’autre et qu’en fin de journée, nous avons ce sentiment étrange d’avoir courru après le temps du matin au soir sans véritablement rien achever.


Planifier un minimum, c’est, avant de commencer sa journée de travail, de se donner un ou deux objectifs concrets qui seront votre priorité de la journée. À quoi cela sert-il ?

· En fin de journée vous pourrez concrètement dire que vous avez été productif ou productive. La satisfaction de maîtriser son propre agenda n’est pas un fantasme, mais une réalité.

· Ces objectifs seront un véritable garde-fou contre les demandes de dernières minutes qui bouleversent généralement vos agendas ; mais nous aborderons ce point plus tard.


2- Déconnectez pendant que vous travaillez sur un dossier

Si vous êtes concentré.e sur un dossier et que votre téléphone sonne, ou qu’un mail arrive, vous allez perdre votre concentration et mettre un quart d’heure à récupérer un niveau optimal. Quand vous souhaitez avancer sur un dossier, coupez toute possibilité d’être interrompu.e Même si vous ne répondez pas au téléphone, le simple fait d’entendre la sonnerie ou le vibreur vous fera perdre du temps.


Apprenez à créer une bulle autour de vous quand vous souhaitez travailler sur un dossier spécifique et, vous verrez, vous allez gagner un temps incroyable.


3- Faites une pause toutes les 45 minutes

Quand vous travaillez sur un dossier, vous allez mettre 15 minutes pour être à 100% de votre capacité intellectuelle et vous allez rester à ce niveau pendant 30 minutes. Passé ce temps, votre concentration va baisser régulièrement.


Si vous faites une pause toutes les 45 minutes, vous allez augmenter quotidiennement la quantité de temps durant laquelle vous serez à 100% de votre capacité intellectuelle et vous augmenterez ainsi votre productivité.


Le calcul est simple. Quelqu’un qui ne ferait qu’une pause à midi va être à 100% durant 2* 30 minutes : une heure. Quelqu’un qui ferait une pause toutes les 45 minutes sur une journée de travail de 8 heures va être à 100% durant 8*30 minutes : 4 heures. Oui, celles et ceux qui font des pauses sont à 100% 4 fois plus longtemps que quelqu’un qui reste collé à son bureau du matin au soir.


4- Fixez vos délais au lieu de laisser les autres le faire

Cela vous est probablement déjà arrivé : vous travaillez sur un dossier et votre manager, ou un collègue vous demande de faire quelque chose d’urgent, puis quelqu’un d’autre fait de même, plusieurs fois, et en fin de journée, vous n’avez pas fini ce qui était initialement prévu.


Apprendre le « non positif » est essentiel : « non, je ne peux m’occuper de cela maintenant, mais je le ferai avec plaisir demain matin si cela est ok pour toi ». Je vous assure, cela fonctionne. Il faut chasser de son esprit le fait que dire oui à tout, que d’adapter systématiquement son agenda aux demandes des autres est une preuve de professionnalisme. Vous devez reprendre la maîtrise de votre agenda.


Par ailleurs, si vous appliquez le point 2 quand vous êtes sur un dossier (déconnecter), vous réduisez encore le risque de devoir repousser vos propres priorités.


5- Remettez à demain ce qui peut être fait demain (le paradoxe de la procrastination)

Oscar Wilde disait « je ne remets jamais au lendemain ce que je peux faire le surlendemain ». La culture de l’urgence fait que nous nous mettons généralement une gigantesque pression sur tout. Lorsque j’étais manager, il m’arrivait bien souvent d’interpeller un collaborateur ou une collaboratrice qui restait tard au bureau pour lui poser la question suivante : « le monde va-t-il s’effondrer si tu fais demain matin ce que tu es en train de faire ? »


Oui, nous avons le désir d’être parfait, de tout faire dans des délais incroyablement courts ; cependant, comme je le dis souvent, nous ne sommes ni Superman, ni Wonderwoman et il est important de relativiser les choses. Franchement, le mail reçu à 19.00 de la part d’un client ne peut-il pas attendre le lendemain matin à la première heure pour une réponse ? Dans 99% des cas, la réponse est « oui ».


CONCLUSION

Prendre du temps, savoir faire des pauses, relativiser… autant de choses qui vont avoir un double effet bénéfique : améliorer votre bien-être tout en augmentant votre niveau de performance. En Suède, la journée se répartit en trois parties : 8 heures pour le travail, 8 heures pour la vie personnelle, 8 heures de sommeil. À 16.30, les entreprises se vident et les salariés ont une vraie vie personnelle. L’économie Suédoise est-elle pour autant moins performante ? Non.


Apprenons à nous organiser afin de cesser d’être dans la solution de facilité qui consiste à allonger nos journées de travail pour abattre plus de tâches. Il est temps d’optimiser notre efficacité afin de raccourcir nos journées de travail. In fine, le résultat sera le même pour l’entreprise… mais pas pour nous. Chiche ?



La vidéo pour aller plus loin :





Gaël Chatelain-Berry


Pour aller plus loin :

1-Découvrez la psychologie positive pour mieux vivre au quotidien

2-Vous aussi, faîtes les 5 gestes simples du bien-être en entreprise


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