GAGNONS DU TEMPS, SOYONS LENTS !

Vite vite vite, file moi ce dossier, réponds à mon mail, remets moi ton rapport dans 5 minutes, laisse tomber ce que tu fais et viens me voir… autant de phrases que nous avons entendues de la part d’un collègue ou de notre boss. C’est stressant, hein ? Et pourtant, dans la grande majorité des cas, savez-vous qui est responsable de cette situation de stress ? Non, pas votre boss : VOUS.

Vous ne me croyez pas ? Plus de 20 ans que je travaille et depuis plus de 15 ans maintenant, mon niveau de stress au travail est de… zéro ! En tout cas pour le genre de choses évoquées ci-dessus qui pourrissent la vie de tant de collaborateurs. Y-a t’il une recette ? Une formule magique ? OUI !!! Cela s’appelle apprendre à manager son boss et ses collègues. Voyons comment cela se passe.

1- Ne soyez jamais en retard

Le stress qui vous est mis pour faire une tâche n’a qu’une origine : la peur que la personne vous mettant la pression a elle-même d’être en retard. Ca ne vous est jamais arrivé à vous, histoire d’être bien certain(e) de ne pas être à la bourre de demander les infos dont vous avez besoin avec 24 heures d’avance par rapport à votre vrai délai parce que vous savez que la personne qui a l’information est souvent à la traîne ?

Le moyen d’éviter cela, c’est que vous ayez l’image de quelqu’un qui n’est jamais, jamais en retard. Cela prend du temps à se construire mais quand c’est fait, c’est extraordinaire. Et quand je dis jamais, c’est véritablement jamais, que ce soit pour une réunion, un rendez-vous, un déjeuner : toujours ponctuel(le), c’est à ce « prix » qu’inconsciemment, vos collègues et votre boss saura que quand il y a une dead-line, vous la respectez.

Selon Alexandra Rivière-Lecart, psychologue clinicienne à Paris et membre de l'Association française de thérapie comportementale et cognitive, il y a des causes psychologiques qui peuvent pousser à être en retard et entre autres le manque d'affirmation de soi peut pousser les retardataires chroniques à adopter un comportement passif ; ils n'osent pas dire « non ». « Pour eux, refuser une invitation reviendrait à se couper des autres. Mais ils y vont à reculons et sont donc en retard ». Ce qui est vrai d’une invitation à déjeuner l’est également d’un dossier rébarbatif !

N’ayez aucun doute, moins vous serez en retard et plus vous aurez de latitude pour utiliser les « recettes » suivantes.

2- Fixez les délais

Quand on vous demande de faire quelque chose, généralement, on ne fixe pas le délai en premier. Rares sont les personnes qui vont présenter les choses de la sorte :

Dis, pour demain, tu pourrais me préparer le dossier Schmoldu ?

Pourquoi cela n'arrive que rarement ? Le choix du délai est une contrainte imposée et cette contrainte est censée être gérée par un compromis qui dans 99% des cas se présente comme cela :

Dis, tu pourrais me préparer le dossier Schmoldu ?
Bien sur, il te le faut pour quand ?
Demain matin première heure, y a une super urgence.

Et là… c’est foutu ! Le délai vous est imposé par un faux compromis. Si vous le refusez, non seulement vous aurez mauvaise conscience mais en plus, vous allez penser que votre boss va mal le prendre… résultat : vous répondez :

Ok, demain.

La solution est toute simple, c’est à vous d’anticiper le délai et d’être à l’initiative de celui-ci reprenons notre exemple :

Dis, tu pourrais me préparer le dossier Schmoldu ?
Bien sur, ça te va si je te le prépare pour demain en fin d’après-midi ?
Ca aurait été génial demain matin première heure, y a une super urgence.
Demain en fin de matinée ? Si c’est important, je préfèrerais le peaufiner.

Je vous garantis, ça fonctionne. En entreprise, la problématique n’est pas la gestion de l’urgence mais la gestion des plannings. La règle des 80/20 (dite du principe de Pareto) s ‘applique à ce sujet : 80% des urgences n’en sont pas vraiment et peuvent être traitées dans un délai raisonnable, 20% en sont. A l’intérieur de ces 20%, 80% auraient pues être anticipées et 20% sont totalement inattendues…

Faites le compte : sur 100 soit disant urgences, seulement 4 en sont vraiment ! Et contrairement à ce qui est ancré dans l’inconscient collectif, quelqu’un qui travaille vite ne travaille pas forcément bien. Une urgence "perçue " par l'un n'en est pas forcément une pour l'autre et, chose pas toujours facile, il faut apprendre à dire "non" !

En entreprise, ce n’est pas le mot « lent » qui est le contraire de « urgent », ou « rapide », c’est « organisé ».

Bien sûr, si vous imposez le délai, il est encore plus important de le respecter. C’est ainsi que plus personne ne vous mettra la pression sur les délais (cf point 1)! J’ai toujours préféré un collaborateur me donnant un délai d’une semaine et qui est ponctuel à un collaborateur qui promet de livrer en 48 heures et finit à la bourre. En tant que manager, mon organisation ne peut dépendre des retards des uns et des autres.

3- Fixez les règles

Il m’est arrivé d’avoir des boss qui, lorsqu’ils envoyaient des mails à 23 heures, attendaient une réponse dans la foulée. Ses collaborateurs étaient tétanisés, toujours le smartphone à la main dès fois qu’ils reçoivent un mail. Tout le monde sait qu’un mail nocturne peut attendre le lendemain matin pour être traité… et pourtant qui n’a pas répondu pensant que c’était une preuve de professionnalisme ? Quand il y a une urgence dramatique à 23 heures… on téléphone, on ne fait pas un mail.

Ce qu’il faut faire quand on est confronté à ce genre de personne ? Fixer des règles; aller la voir en disant : Quand tu m’envoies des mails passé 21 heures, sauf exception, je répondrais le lendemain matin. On est bien d’accord que si il y a une vraie urgence, tu m’appelleras ? Je suis bien entendu dispo en cas d’urgence.

Ce qui énerve le « mailler compulsif nocturne », c’est de ne pas savoir quand il aura sa réponse. Le pire pour ce genre de personne, c’est le collaborateur qui va lui répondre dans la minute pendant un mois puis, sans savoir pourquoi, le lendemain en milieu de matinée par la suite. Il est important que tous vos interlocuteurs connaissent votre mode de fonctionnement.

Si vous même envoyez des mails la nuit, précisez à vos collaborateurs que vous n’attendez pas de réponse dans la minute, cela évitera tout stress inutile pour eux. Bon, c’est encore mieux si vous enregistrez le mail pour l’envoyer le lendemain matin mais ça… c’est un autre sujet.

En entreprise, il est rare que tout le monde précise son mode de fonctionnement et ce qu’il attend précisément de son équipe. De fait, le non dit entraîne que nous imaginons ce que souhaite notre interlocuteur et allons souvent au delà de ce qui le satisferait, notamment en termes de délais. Il est essentiel dans une équipe que chacun sache précisément quel est le mode de fonctionnement attendu.

Exemple personnel : quand j’ai passé la barre des 500 emails reçus par jour j’ai pris une décision toute simple : dire à mes équipes que je ne lirai plus les mails dont je suis en copie et non destinataire. Le syndrome du « CC » pensant qu’il informe est totalement contre-productif et dilue l’information au lieu de la diffuser. Bref, si je dois être informé d’un sujet, mes collaborateurs doivent me mettre en destinataire ou m’appeler au téléphone. Résultat ? 50% de mails en moins et, à ma connaissance tout du moins, des équipes qui n’étaient pas traumatisées !

Conclusion

Tout cela est bien joli mais le titre de cet article est « prendre son temps pour en gagner ». On en gagne comment alors ? Au même titre que sur un voilier, on ne hisse pas la grand voile pendant la tempête, quand le stress agit tel une tempête dans notre cerveau, moins de concentration, moins de précision et… moins d’efficacité. Le stress bien entendu, quand il est prolongé agit sur le sommeil, et travailler crevé n’est pas vraiment l’assurance d’être efficace. Il m’est souvent arrivé de demander à des collaborateurs zélé qui voulaient me remettre un dossier sous 24 heures de le faire 5 jours plus tard. La rapidité n’est pas un gage de qualité et il est important pour un manager de savoir anticiper ses deadline afin que le niveau de stress baisse et que l’efficacité augmente.

Même Richard Branson applique cette règle depuis 50 ans... je vous conseille son article : Vous voulez gagner en productivité ? Soyez plus ponctuel, c'est assez instructif !