Comment réduire votre nombre de mails reçus chaque jour ?

Ce n’est pas un secret, nous recevons beaucoup de mails chaque jour. Beaucoup trop de mails. Quelques chiffres qui donnent le vertige ?

* Chaque jour, 22,7 millions de français se connectent à au moins un compte mail.

* 1,4 milliard de mails sont envoyés chaque année en France (hors spam).

* 88 courriels sont reçus et 34 sont envoyés en moyenne par jour en entreprise par collaborateur

* Les cadres français estiment passer 5,6 heures par jour en moyenne à consulter leur messagerie – Aux Etats-Unis, ce chiffre monte à 6,3 heures

* 43 % des salariés français sont interrompus au moins toutes les dix minutes

* 60% des emails sont envoyés dans un périmètre de… 20 Mètres !

Bref, inutile d’en rajouter, en moins de 10 ans, l’email a radicalement changé notre façon de travailler. Dans l’absolu, ce n’est pas forcément grave. Après tout, avant l’invention du courrier postal, j’imagine que les personnes se débrouillaient très bien aussi. Pourquoi rejeter ce qui pourrait être considéré comme une simple évolution, pour ne pas dire un progrès ? Et bien pour 2 raisons principales :

* Le mail nous à fait passer du stade de l’information à celui de la « sur-information ». Le fait de mettre en copie 10 personnes est simple et donne le sentiment de se protéger.

* Passé 10 lignes, le mail demande plus de temps qu’un coup de téléphone à la personne qui émet le message, mais, surtout, la probabilité que le message soit lu dans son intégralité baisse de façon proportionnelle avec la longueur du mail. Un mail de deux pages a une probabilité quasiment nulle d’être lu dans son intégralité et encore plus faible d’être retenu.

Pour résumer, contrairement à ce que ma génération pensait lors de l’invention de l’email, ce dernier nous fait, in-fine, perdre du temps. Nous avons des informations qui ne nous concernent pas forcément et nous perdons un temps de fou à rédiger des emails alors que nous pourrions faire 5 mètres et poser la question directement à la personne concernée.

Mais, si vous vous plaignez de recevoir trop de mail chaque jour, pourquoi ne commenceriez-vous pas par en envoyer moins…. Vous ? J’ai été marqué par une conférence que je donnais devant les 200 managers d’une entreprise à qui j’ai demandé qui se plaignait de recevoir trop de mails…. Tout le monde, sans exception, a levé la main.

Lorsque je leur ai fait remarquer que si, en tant que manager, ils en envoyaient toutes et tous moins, le problème serait résolu. Vous savez quoi, ils avaient l’air étonné. Et oui, c’est humain… que l’autre change me semble normal, que je puisse changer mon comportement et avoir un impact me semble moins évident.

Le monde déteste le changement, c’est pourtant la seule chose qui lui a permis de progresser.” Charles F. Kettering

Bref, pour réduire le nombre d’emails reçus, voici quelques pistes que je vous propose :

1- Mettez en place une règle automatique dans votre boite email, en prévenant vos interlocuteurs avant : tous mail dont vous n’êtes pas destinataire mais en copie ira à la poubelle directement. Testé et approuvé par votre serviteur. Souvent, vous êtes mis en copie pour servir de parapluie. Si vous devez être au courant, vous devez êtes destinataire. Certaines entreprises vont plus loin en supprimant même cette option de « en copie ».

2- Dès que votre email dépasse 10 lignes, ne l’écrivez pas et déplacez-vous ou appelez votre interlocuteur.

3- Si le destinataire de votre email se trouve à moins de 20 mètres de votre bureau, allez le voir : c’est bon pour la santé de marcher et c’est plus sympathique

4- Proposez un concours dans votre entreprise : chaque service détermine le nombre d’emails émis chaque mois en moyenne. Chaque mois, le service qui réduit le plus le nombre moyen d’email envoyé, en pourcentage, gagne un cadeau. Une entreprise a organisé cela en offrant un iPad à chaque personne du service vainqueur, autant vous dire que l’impact a été immédiat, et énorme.

5- Décidez avec votre équipe que passé une certaine heure, les boites mails sont mises off-line. S’il y a une urgence : on s’appelle. Plus de mail après 19.00 et, bien sûr, aucun mail le week-end. C’est ce que fait le siège social de Volkswagen en Allemagne en coupant les serveurs mails après 17.45… cela fonctionne et permet à toutes et à tous de changer ses comportements.

6- Si quelqu’un vous envoie un email de 10 pages, allez le voir, ou appelez-le pour lui demander de résumer son propos et en lui expliquant que vous n’avez pas le temps de lire un roman. Cela peut sembler radical, mais si cela est dit de façon aimable, ce n’est qu’en parlant que les choses évoluent. Certaines personnes ont des habitudes sans s’apercevoir que celles-ci sont mauvaises pour eux… et pour les personnes avec qui elles travaillent. Généralement, ce sont toujours les mêmes personnes qui font des emails interminables.

7- Supprimez les spams en vous désabonnant à ceux-ci (il y a toujours une option en bas de l’email… prenez le temps de le faire et, petit à petit, vous en recevrez moins.

Bien sûr, vous ne pourrez pas tout faire d’un coup, c’est certain. Mais imaginez que vous en fassiez la moitié et que, dès la semaine prochaine, votre temps passé à traiter vos emails, chaque jour, diminue de 1 heure… cela fait 5 heures par semaine… soit 225 heures par an. Pratiquement 10 jours par an en moins passé devant votre ordinateur à écrire ou à lire des mails. Ca fait envie, non ?

Alors, vous commencez par quoi dès demain ?

Gaël Chatelain-Berry