Les 10 erreurs du management à distance

Selon une étude du cabinet The Kung Group, menée auprès de 517 dirigeants de start-ups, si les restrictions liées au Covid-19 étaient toutes levées, 65% déclarent que leurs équipes ne reviendraient pas au bureau à 100%.

Et oui, certaines habitudes prises durant cette crise ne vont pas disparaître. Si j’étais totalement cynique, je poserais la question suivante « pourquoi dépenser de l’argent dans un loyer alors que l’on peut faire tourner une entreprise en travaillant à distance ? ».

Bien entendu, cela ne sera pas aussi radical car une partie de présentiel est absolument fondamental pour la motivation des équipes, mais il est maintenant totalement certain que les salariés qui ont connu le télétravail à 100% ne passeront plus jamais à 0%. Pour des raisons pratiques, économiques, mais également pour des questions de bien-être au travail.

Cela étant dit, si le télétravail est devenu une réalité pour beaucoup du jour au lendemain, il a fallu adapter l’entreprise, et les modes de management. Et non, manager à distance, ce n’est pas comme manager en présentiel. Ce n’est ni plus simple, ni plus compliqué… juste différent. Au même titre qu'un manager doit être formé à son métier, le management à distance s'apprend, heureusement. Et pas besoin d'une formation au management à distance qui dure 2 ans pour maîtriser les bases. Et oui... le management à distance est avant toute chose affaire de bon sens. Ok, avoir un master en management à distance, pourquoi pas; mais commencer par maîtriser la base sera un bon début.

Depuis le début de la pandémie, je reçois beaucoup d’email pour me parler du management à distance, et j’ai un grand nombre de témoignages de salariés qui souffrent de ce mode de management. Beaucoup d’anecdotes, certaines cocasses, d’autres assez tristes, mais j’ai décidé de faire cet article afin de faire une sorte de top10 de ce qu’l ne fait pas faire dans le cadre du management à distance.

Manager n’est pas chose simple, je le sais pour avoir fait ce métier pendant plus de 20 ans. La période que nous vivons remet en cause un certain nombre de fondamentaux, ce qui impose un changement des méthodes de management ; mais, déjà, si ces 10 erreurs ne sont plus faîtes, ce serait formidable.

Allez, pour les présenter, je vais bien entendu vous parler de BoB, mon personnage fétiche, le pire manager que la planète entreprise n’ait jamais connu (qui au passage est assassiné dans mon dernier livre… on se demande bien pourquoi). Aucun manager n’est comme BoB dans sa globalité, mais les 10 erreurs qui suivent viennent de témoignages que j’ai reçu. Alors… comment BoB manage-t-il son équipe à distance ?

1- BoB est trop présent

Et oui… première visio-conférence à 8.30 et dernière à 19.30. J’ai même été contacté pour me parler d’un manager qui exigeait que ses équipes se connectent en visio toute la journée pour que le manager puisse vérifier en permanence si l’équipe travaillait. Au-delà du côté infantilisant, la visio est aussi contreproductive que les réunions interminables. Une entreprise d’envergure nationale a communiqué réaliser chaque jour pour ses 40 000 salariés en télétravail plus de 250 000 visio-conférences !!! Faites le calcul, c’est effrayant ! Manager à distance, ce n'est pas se transformer en Big Brother.

La solution : jamais de réunion visio de plus de 30 minutes et jamais de visio sans ordre du jour et compte rendu. Il faut appliquer aux réunions virtuelles les mêmes règles que les conférences en présentiel.

2- BoB peut disparaître

Et oui, BoB peut ne pas être joignable pendant une semaine entière ! Peu importe que son équipe ait besoin de lui… il est débordé. Une partie du métier de manager est d’être disponible pour son équipe, de l’accompagner, aujourd’hui plus que jamais. Ce type de manager à distance a peur de mal faire... et préfère ne pas faire.

La solution : chaque manager doit se réserver des plages de disponibilité chaque jour pour son équipe et organiser chaque semaine une réunion d’équipe de 30 minutes.

3- BoB gère tout par mail par mail

Plus que jamais, BoB aime envoyer des mails, pour tout, tout le temps. Il a oublié qu’il pouvait décrocher son téléphone. Pas la visio… le téléphone ! Très souvent, faire un mail n’est pas utile, mais il donne le sentiment d’être une preuve de travail. Si je fais un mail, c’est que je ne suis pas sur mon canapé en train de regarder Netflix ! Il faut faire confiance à ses équipes sur leur implication, et faire de même avec soi-même.

La solution : si un email dépasse 10 lignes => préférez le téléphone (sauf si c’est un contrat bien entendu ;-)

4- BoB impose des horaires

BoB travaille de 8.30 à 19.00 tous les jours, fait une pause de 30 minutes pour déjeuner, et il entend bien que son équipe soit calée sur SES horaires. Or, le télétravail suppose qu’il soit adapté à la situation de chaque personne. Quelqu’un qui télétravaille avec deux enfants en bas âge à la maison ne pourra avoir la même organisation que quelqu’un qui n’a pas d’enfant, et ce n’est qu’un exemple.

La solution : en parler avec l’équipe et fixer des plages horaires de présence commune durant laquelle toute l’équipe travaille.

"Ce n'est pas la distance qui mesure l'éloignement. Le mur d'un jardin de chez nous peut enfermer plus de secrets que la muraille de Chine." Antoine de Saint-Exupéry

5- BoB augmente le niveau de pression

Rattraper le retard, BoB n’a que ce mot à la bouche. Bon… ce qu’il n’intègre pas, c’est que plus de 70% de son équipe est démotivée, notamment du fait de la peur du virus et de ses implications. Là, il s’agit de redémarrer le moteur, pas de le pousser à fond alors qu’il est encore froid.

La solution : fixer des étapes réalistes, en coordination avec l’équipe.

6- BoB fait des mails 7/7

C’est le rêve pour BoB. Son bureau est chez lui. Il n’y a plus de frontière entre sa vie personnelle et sa vie professionnelle. S’il pense à quelque chose le samedi soir en regardant BFM, il peut envoyer immédiatement un email à son équipe. Ce comportement, anxiogène avant cette période, a un impact encore plus négatif sur les équipes qui ont besoin de définir des limites. Le management à distance ne suppose pas de faire disparaître l'équilibre vie privée / vie professionnelle, bien au contraire. Le manager à distance peut être tenté d'être présent en permanence par email.

La solution : rappeler à l’équipe que la vie privée est fondamentale pour recharger les batteries et qu’il n’est pas acceptable d’envoyer des emails la nuit ou le week-end. Chaque équipe devrait se mettre d’accord sur un « code de bonne conduite » permettant à chacun de se sentir à l’aise.

7- BoB confond autonomie et autarcie

BoB est très fier, il pense que chaque membre est très autonome. Or, se retrouver à 100% en télétravail supprime radicalement tous les repères des salariés. Plus que jamais, un manager doit se transformer en coach.

La solution : faire un point avec chaque membre de l’équipe pour connaître ses attentes vis-à-vis de son manager et, surtout, en quoi il peut être utile pour mieux vivre cette période.

8- BoB organise tout

BoB exige que chaque membre de son équipe agisse comme il le souhaite, en tout point. Déjà autoritaire avant le confinement, l’éloignement a augmenté son niveau de paranoïa et de contrôle. Or, plus que jamais, il est nécessaire de laisser à chaque membre de l’équipe le soin de s’organiser en fonction de ses contraintes spécifiques.

La solution : idéalement, il faut passer en mode projet, ce qui permet de laisser une plus grande marge de manœuvre à tout le monde pour adapter sa charge de travail au déroulement de sa journée, en fonction de ses contraintes personnelles. Le management à distance suppose de remettre à plat un certain de méthodologies qui, si elles étaient efficaces en présetiel ne le sont plus à distance.

9- BoB sait tout

Et oui… BoB est omniscient, c’est bien connu. Il a réponse à tout, tout le temps, quitte à inventer des réponses. La période que nous vivons est pleine d’incertitudes et personne ne peut affirmer savoir où nous en serons ne serait-ce que dans deux mois. Par contre, fixer des objectifs individuels et collectifs, ça, c’est possible et constructif. Sans être certain d’y arriver, au moins, nous agissons.

La solution : aucun manager ne peut tout savoir. Admettre que l’on ne sait pas n’est pas un acte de faiblesse, au contraire. Parfois, il faudra chercher les réponses de façon collective au lieu de ne compter que sur soi.

10- BoB travaille trop

BoB, en plus de son travail habituel doit participer à des réunions de coordinations, préparer le retour au bureau en présentiel, travailler avec les organisations syndicales pour gérer toutes les situations… bref, il travaille 16 heures par jour, et il trouve cela normal. Oui, il peut arriver d’avoir un coup de bourre et de devoir travailler plus que de raison pendant une période. Mais quand cette période dure des mois, il y a danger. Trop souvent, les manager à distance basculent en "mode panique" et compensent par un surplus d'activité : attention au burn-out !

La solution : les managers doivent impérativement prendre soin d’eux, chaque jour. Les premiers cas de burn-out imputables au Covid commence à se présenter. Si nous n’y prêtons pas garde, cela va continuer. Il ne faut pas confondre urgence et précipitation. Oui, la tâche devant nous est immense, gigantesque même. Mais il va falloir prendre le temps de faire bien les choses. Et faire bien les choses, c’est aussi en prenant soin des Hommes.

Et oui, manager à distance n’est pas chose simple. Il y a bien d’autres éléments à prendre en considération. Je pourrais en faire un livre. Mais, déjà, si ces 10 points d’alerte sont pris en considération, la situation devrait s’améliorer grandement.

Et vous, comment vivez-vous cet éloignement du management, que vous soyez managé ou manager ?

Et retrouvez le replay du webinaire de une heure consacré à ce sujet en cliquant ici.

Gaël Chatelain-Berry