Disponibilité et écoute des managers : on fait comment ?
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Selon une étude réalisée par PageGroup parmi les qualités attendues de la part d’un manager, 68% des salariés mettent l’écoute au tout premier plan, juste après le respect avec 72.5%.
Et, c’est logique, pour être à l’écoute, mieux vaut être disponible, d’où le sondage de la semaine réalisé sur mon compte LinkedIn. Je dois bien avouer que je suis agréablement surpris par le résultat de ce dernier. En effet, pour 57% d’entre vous, le niveau de disponibilité et d’écoute de la part de votre manager est satisfaisant ou très satisfaisant.
Mais, pour les 43% restants… on fait comment ? Eh oui, le manager qui passe sa vie en réunion est une espèce qui existe encore. Un manager, en moyenne, va passer chaque année 24 jours de 24 heures en réunion… faites le compte, cela fait 72 jours par an… c’est énorme !
Le problème est que, comme souvent, il existe des habitudes prises au siècle dernier qui sont difficiles à faire évoluer. Mais quand on sait à quel point le manager de proximité est la clé pour lutter contre les difficultés de recrutement et la grande démission, sans dire que la disponibilité et l’écoute sont la clé, les deux font très clairement partie de la solution.
Alors… concrètement, que faut-il faire ? 3 choses très simples :
1- Le paradoxe de la disponibilité fixée et souple
Quand un membre de l’équipe a besoin de son manager pour avancer sur un dossier, il y a deux types de situations : l’urgence… et l’autre. Quand ce n’est pas urgent, ce qui est formidable, c’est de savoir que sur des moments fixes, chaque semaine, mon manager sera disponible pour me voir, qu’il ne sera, sauf cas exceptionnel, pas en réunion.
Quand j’étais manager, je figeais trois demi-journées dans la semaine durant lesquelles personne ne pouvait me caler de réunion, sauf avec mon équipe bien entendu. C’était du temps 100% consacré à mon équipe. Le lundi matin, le mercredi matin et le vendredi après-midi. Sur ces temps, mon équipe savait que j’étais disponible pour eux.
Mais en cas d’urgence, car cela peut arriver même si la notion d’urgence est très relative quand on y réfléchit, je m’engageais à me rendre disponible aussi vite que possible, avec une limite de 2 heures.
La première mission d’un manager est de faire en sorte que son équipe puisse être dans les meilleures conditions pour donner le meilleur d’elle-même ; il est donc important que l’équipe sache que le manager, tel un coach sportif, sera là pour les accompagner quand ils en ont besoin, et pas uniquement quand c’est lui ou elle qui l’aura décidé.
2- Pas d’écoute sans preuve d’écoute
Cela peut sembler évident, mais il ne suffit pas de passer 30 minutes avec quelqu’un pour que cette personne se sente écoutée. J’entends trop de témoignage me relatant le cas d’un manager disponible, qui écoute, mais qui, in fine ne fait rien suite à cette réunion formelle ou informelle.
Les preuves d’écoutes ?
· Prendre des notes pendant la réunion si c’est en présentiel
· En présentiel ou distantiel, faire un mail très court résumant ce qui s’est dit et, le cas échéant, confirmant une action ou un délai.
"Celui qui sait écouter deviendra celui qu'on écoute.” Vizir Ptahhotep
Le manager doit agir, décider. Ce n’est pas un thérapeute qui doit considérer qu’il/elle a fait son travail en ne faisant qu’écouter. L’action est intimement liée à l’écoute. Après une réunion, même informelle à la machine à café, prendre 30 secondes pour écrire « j’ai bien noté que tu m’as demandé ça, je te fais un retour demain matin sans faute », cela ne prend que peu de temps et c’est ainsi que la confiance entre l’équipe et son manager grandira.
Je le répète depuis des années maintenant, la confiance qui est importante n’est plus que la confiance descendante comme au siècle dernier (la confiance que le manager accordait à son équipe), mais c’est la remontante, celle que l’équipe accorde à son manager. Et sans écoute réelle, pas de confiance possible.
3- Une écoute globale
Je suis toujours surpris quand un manager me dit qu’il ne fait pas de réunion hebdomadaire avec son équipe. En effet, celle-ci est absolument fondamentale :
· Pour partager avec l’équipe d’éventuelles informations concernant l’entreprise et donner du sens au travail de toutes et tous
· Pour faire un point sur la semaine passée et celle à venir
· Pour que l’équipe puisse communiquer avec son manager de façon globale
Sauf exception, pas besoin d’y passer des heures. 30 minutes le lundi matin suffisent largement, mais ce moment est fondamental pour bien commencer une semaine, travailler la cohésion d’équipe et, surtout, montrer que le manager n’est pas quelqu’un d’isolé… mais bien à la tête d’une équipe qui travaille pour les mêmes causes.
CONCLUSION
Vous voyez, ce n’est pas vraiment complexe de mettre en place une écoute active efficace, il suffit de le décider et d’en parler avec son équipe. Comme je n’ai de cesse de le répéter, la libération de la parole au sein des équipes est plus importante qu’elle ne l’a jamais été ; et, bien évidemment, cette libération ne peut se faire sans l’implication quotidienne des managers de proximité.
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