Open space : ce que la disparition des bureaux fermés a changé au travail

7 oct.

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Il y a encore quinze ou vingt ans, disposer de son propre bureau fermé était courant pour de nombreux cadres. Puis les portes ont progressivement disparu au profit des open spaces et du flex office. Ce changement a permis de repenser les espaces et de faciliter certains échanges, mais il a aussi supprimé quelque chose de beaucoup moins visible : la possibilité de s’isoler quelques minutes, de gérer une émotion ou d’avoir une conversation sensible sans devoir organiser son retrait. Et si une partie de notre fatigue au bureau venait aussi de là ?

Un bureau fermé n’était pas seulement constitué de quatre murs et d’une porte. C’était aussi un espace dans lequel il était possible de se concentrer, de recevoir quelqu’un en toute confidentialité ou simplement de souffler quelques minutes après une réunion difficile. Il suffisait de fermer la porte. Aucun agenda à consulter, aucune salle à réserver et aucune justification à fournir.

Cette possibilité permettait également une forme de régulation émotionnelle devenue plus compliquée dans les espaces ouverts. Fatigue, contrariété ou inquiétude pouvaient rester privées pendant quelques minutes. Dans un open space ou un flex office, nous sommes beaucoup plus souvent visibles. Maintenir en permanence une attitude professionnelle devant les autres peut alors représenter une charge supplémentaire, précisément parce que les moments de retrait ne sont plus naturellement intégrés à l’environnement.

Les émotions s’exposent

Lorsque chaque émotion se déroule potentiellement devant témoins, nous apprenons à les contrôler davantage. Après un appel difficile, une mauvaise nouvelle ou une réunion tendue, il faut parfois retourner immédiatement s’asseoir au milieu de ses collègues et reprendre son activité comme si rien ne s’était passé. Il n’existe plus nécessairement ce petit sas pendant lequel on pouvait simplement fermer une porte et laisser retomber la pression.

Une dirigeante m’avait expliqué avoir compris après plusieurs mois pourquoi son passage du bureau individuel à l’open space l’épuisait autant alors que sa charge de travail n’avait pratiquement pas changé. Elle avait perdu ces quelques minutes de solitude entre deux rendez-vous. Elle avait finalement pris l’habitude de réserver une petite salle pendant dix minutes après certaines réunions importantes. Avec une certaine ironie, elle constatait qu’elle devait désormais organiser ce que son ancien bureau lui permettait autrefois sans même avoir besoin d’y penser.

Parler devient compliqué

La disparition des bureaux fermés modifie aussi les conversations managériales. Annoncer une mauvaise nouvelle, donner un feedback délicat, gérer un conflit ou simplement écouter un collaborateur qui traverse une difficulté demande de la confidentialité. Dans un environnement ouvert, ces échanges supposent désormais de trouver une salle disponible, parfois au dernier moment.

Cette contrainte peut sembler purement logistique, mais elle influence la manière dont nous communiquons. Une conversation importante peut être reportée parce qu’aucun espace n’est disponible ou menée trop rapidement dans un endroit mal adapté. Pour un manager, anticiper ces moments devient donc essentiel : réserver systématiquement un espace confidentiel avant une conversation sensible permet de protéger la qualité de l’échange autant que la dignité de la personne concernée.

Ensemble mais seuls

La promesse des espaces ouverts reposait notamment sur une idée séduisante : supprimer les murs devait faciliter les rencontres, la circulation de l’information et la collaboration. Mais la proximité physique ne crée pas automatiquement de la proximité humaine. Lorsque nous ne pouvons plus nous retirer naturellement, nous inventons d’autres frontières.

Casques sur les oreilles, yeux rivés sur l’écran, messages instantanés envoyés à un collègue situé quelques mètres plus loin : ces comportements permettent aussi de reconstruire symboliquement les murs que l’architecture a supprimés. Le paradoxe est intéressant. En voulant créer davantage de proximité, un espace trop ouvert peut parfois provoquer davantage de stratégies individuelles de retrait. Nous sommes physiquement ensemble, mais chacun tente de reconstruire sa propre bulle.

Recréer des refuges

Il ne s’agit évidemment pas de remettre chaque salarié dans un bureau individuel. Les espaces collectifs possèdent aussi de nombreux avantages. L’enjeu consiste plutôt à reconnaître que collaboration et besoin de retrait ne s’opposent pas. Une organisation peut proposer de grands espaces ouverts tout en conservant suffisamment de petites salles, de bulles individuelles ou de zones calmes accessibles sans parcours compliqué.

À titre individuel, il est également possible de recréer certains sas : réserver ponctuellement une petite salle, marcher seul quelques minutes, utiliser son casque comme signal d’indisponibilité ou prévoir une courte transition après une réunion intense. Mais ces stratégies ne devraient pas servir d’excuse à des espaces mal conçus. Pouvoir s’isoler quelques minutes ne constitue pas un refus de collaborer. C’est parfois précisément ce qui permet de retrouver suffisamment d’énergie pour recommencer à le faire.

Conclusion

Nous avons beaucoup parlé des mètres carrés gagnés, de flexibilité et de collaboration lorsque les bureaux se sont ouverts. Nous avons beaucoup moins parlé de ce que nous perdions en supprimant les portes. Une porte permettait de se concentrer. De parler confidentiellement. De souffler. De laisser retomber une émotion. De ne pas être visible pendant quelques minutes. Ce sont de petites choses jusqu’au jour où elles deviennent impossibles.

C’est peut-être pour cette raison que certaines personnes ressentent dans les espaces ouverts une fatigue qu’elles ont du mal à expliquer. Leur charge de travail n’a pas nécessairement augmenté. Mais leur temps d’exposition, lui, peut avoir changé.

La solution n’est probablement ni le retour systématique au bureau individuel ni la généralisation absolue de l’open space. Elle consiste à accepter que nous avons besoin des deux : des espaces pour nous rencontrer et des espaces pour nous retirer.

Une entreprise qui veut favoriser la collaboration ne devrait donc pas seulement se demander comment faire se rencontrer davantage ses salariés. Elle devrait aussi se demander où ils peuvent aller lorsqu’ils ont besoin, pendant dix minutes, de ne voir absolument personne. Parce qu’on ne mesure parfois la valeur d’une porte que le jour où elle disparaît.